Häufige Fragen zum Karl Kuhnen - Reservierungssystem

Voraussetzungen für die Installation

Keine - außer einem normalen PC mit Internet-Anschluß.

Das Programm läuft auf für Schnelligkeit und Zuverlässigkeit prämierten Servern im Netz.
Auf Ihren Geräten erfolgt keinerlei Installation.

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Berechtigungen

Im Reservierungssystem gibt es unterschiedliche Rechte, die entsprechend eingestellte werden.

Sollen fremde Personen den Reservierungsplan einsehen können oder nicht ?
Sollen fremde Personen sich selbst registrieren können ?

Wenn sich fremde Personen selbst registrieren können, sollen sie dann auch ohne weiteres Reservierungen vornehmen können oder soll diese Möglichkeit erst von Mitarbeitern ermöglicht werden ?

Beispiele:
Bei einem Tennisverein ist es nicht sinnvoll, daß sich Leute selbst registrieren können. Bei einem Squash-Center ist dies durchaus erwünscht, daß sich ein neuer Kunde selbst registriert und dann auch gleich eine Reservierung durchführen kann.

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Wer kann Reservierungen einsehen ?

Das Programm unterscheidet zwischen Mitarbeitern und Kunden.
Mitarbeiter bekommen besondere Zugriffsrechte und können daher auch alle Reservierungen einsehen und ändern.

Bei den Kunden bietet das Programm die Wahlmöglichkeit an,ob sie die Reservierungen der anderen sehen können oder nicht.

Z.B. ist es bei einem Squash-Center unerwünscht, daß andere die Reservierung einsehen können.

Bei einem Tennisverein kann dies durchaus erwünscht sein, daß man sehen kann wer heute spielt.
Man kann sich verabreden, evtl. Stunden tauschen oder sehen ob sich lohnt einfach auf einem Besuch zum Platz zu fahren weil man dort Freunde trifft.

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Schnellstart

Um das Karl Kuhnen - Reservierungssystem zu verwenden, müssen Sie sich zunächst registrieren. Wenn Sie sich bereits registriert haben, müssen Sie sich zunächst einloggen. Im Kopf jeder Seite (mit Ausnahme der Registrierungs- und Login-Seiten) finden Sie einen Gruß, das Tagesdatum und ein paar Links, z.B. "Abmelden" oder "Hauptmenü" unter dem Gruß und einen "Hilfe" Link unter dem Tagesdatum.

Falls noch der Name des vorherigen Nutzers oben links beim Gruß angezeigt wird, klicken Sie bitte "Abmelden", um alle cookies dieses Nutzers zu löschen, und loggen Sie sich selbst ein. Mit dem "Hauptmenü" Link gelangen Sie zur Übersichtsseite des Systems, die Homepage des Reservierungssystems. Mit dem "Hilfe" Link öffnen Sie dieses Hilfe-Fenster. Mit dem "E-Mail an Administrator" Link im Hauptmenü öffnen Sie ein e-Mail Fenster Ihres e-Mail Clients, um eine Mail an den Systemverwalter zu senden.

Achtung: Wenn Sie Norton Personal Firewall einsetzen, funktioniert das Reservierungssystem nicht korrekt. Sie müssen Norton Personal Firewall deaktivieren, um mit dem Reservierungssystem arbeiten zu können.

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Registrierung

Um sich zu registrieren, gehen Sie zur Registrierungsseite. Sie können diese Seite von der Login-Seite aus erreichen über den Link "Das erste mal hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren". Füllen Sie jedes Feld aus. Die e-Mail Adresse, mit der Sie sich registrieren, ist Ihr Login Name. Geben Sie Ihre korrekte e-Mail Adresse an, damit Sie später Status-Nachrichten über Ihre Reservierungen und andere wichtige Informationen des Systems erhalten können (z.B. falls Sie mal Ihr Passwort vergessen). Sie können alle Ihre Daten jederzeit ändern, indem Sie Ihr Profil ändern .

Wenn Sie auf der Registrierungsseite "Eingeloggt bleiben" anklicken, setzt das System einen Cookie und erkennt Sie automatisch wieder, wenn Sie vom gleichen Arbeitsplatz aus das Reservierungssystem verwenden. Sie ersparen sich dadurch, sich jedesmal neu einzuloggen, wenn Sie das System öffnen. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie der einzige sind, der Zugang zu diesem PC hat, da ansonsten Dritte mit Ihrem Login Reservierungen vornehmen können.

Nach erfolgreicher Registrierungen gelangen Sie zum Hauptmenü.

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Login

Das Login ist ganz einfach: Geben Sie einfach Ihre e-Mail Adresse und Ihr Passwort ein. Sie müssen sich registriert haben, bevor Sie sich einloggen können. Sie können sich über den Link "Das erste mal hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren" auf der Login Seite registrieren.

Wenn Sie auf der Login Seite "Eingeloggt bleiben" anklicken, setzt das System einen Cookie und erkennt Sie automatisch wieder, wenn Sie vom gleichen Arbeitsplatz aus das Reservierungssystem verwenden. Sie ersparen sich dadurch, sich jedesmal neu einzuloggen, wenn Sie das System öffnen. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie der einzige sind, der Zugang zu diesem PC hat, da ansonsten Dritte mit Ihrem Login Reservierungen vornehmen können.

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Sprache wählen

Auf der Login Seite finden Sie eine Drop Down Liste mit mehreren Sprachen. Wählen Sie hier Ihre Landessparche aus, um das Karl Kuhnen - Reservierungssystem in einer anderen Sprache zu verwenden. Die Einstellung wirkt sich nur auf Ihr Login aus, nicht auf das Login anderer Nutzer. Die Funktion übersetzt nicht den Text, der von Ihnen z.B. als Anmerkung zu einer Reservierung eingegeben wird, sondern die Menütexte und Beschriftungen des Reservierungssystems.

Um nach einem Login die Anzeigesprache zu ändern, müsse Sie sich erst wieder ausloggen. Vor dem nächsten Login stellen Sie einfach eine andere Sprache ein.

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Profil oder Passwort ändern

Um Ihr Nutzerprofil (Name, e-Mail Adresse usw.) oder Ihr Passwort zu ändern, loggen Sie sich zuerst in das System ein. Danach wählen Sie im Hauptmenü Abschnitt "Meine Schnell-Links" den Eintrag "Meine Profil Informationen und Passwort ändern". Damit gelangen Sie zu einem Formular, indem die zu Ihnen gespeicherten Daten bereits eingetragen sind. Verändern Sie die Daten, die Sie ändern möchten. Felder, die leer bleiben, werden nicht geändert. Wenn Sie Ihr Passwort ändern möchten, geben Sie Ihr neues Passwort zweimal ein. Nachdem Sie Ihre Daten geändert haben, klicken Sie auf "Profil bearbeiten". Dadurch werden die geänderten Daten gespeichert. Sie gelangen danach wieder zum Hauptmenü.

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Vergessenes Passwort zurücksetzen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich ein neues per e-Mail senden lassen. Gehen Sie dafür zur Login-Seite und klicken Sie auf "Passwort vergessen" (unter dem Login-Schalter). Das System zeigt Ihnen eine Seite, auf der Sie die e-Mail Adresse eintragen, die Sie als Login Namen für das Reservierungssystem verwenden. Klicken Sie auf "Passwort ändern", und ein neues Passwort wird per Zufallsgenerator erzeugt und Ihnen zugesandt. Dieses Passwort wird in der Datenbank eingetragen. Sobald Sie die e-Mail mit Ihrem neuen Passwort erhalten haben, loggen Sie sich damit ein und ändern das Passwort danach sofort .

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Mehr Hilfe

Wenn Sie nicht die Berechtigung haben, eine Ressource zu reservieren, Fragen zu einer Ressource, einer Reservierung oder Ihrem Nutzerkonto haben, verwenden Sie bitte den "E-Mail an Administrator" Link im Hauptmenü, um dem Administrator eine e-Mail zu senden.

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Hauptmenü

Das Hauptmenü ist Ihre Homepage für das Reservierungssystem. Hier können Sie Ihre Reservierungen sehen, sie ändern oder löschen. Sie finden hier auch einen Link zum Reservierungsplan, einen Link, um Ihr Nutzerprofil zu ändern und einen Link, um sich vom Reservierungssystem abzumelden.

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Ankündigungen

Dieser Abschnitt zeigt Nachrichten, die vom System Administrator als besonders wichtig eingestuft wurden.

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Meine Reservierungen

Im "Meine Reservierungen" Abschnit sehen Sie alle Ihre kommenden Reservierungen von heute an. Diese Tabelle zeigt Datum, Ressource, Datum/Uhrzeit der Reservierung und letzten Änderung, Start- und Endzeiten der Reservierung. In dieser Tabelle können Sie Ihre Reservierungen auch direkt verändern oder löschen, indem Sie auf "Ändern" oder "Löschen" klicken am Ende der Zeile der Reservierung (jedoch nur dann, wenn es sich nicht um eine Mehrfach-Reservierung aus einem Pool handelt). Beide Optionen "Ändern" oder "Löschen" öffnen ein Pop-up Fenster, in dem Sie Ihre Änderungen bestätigen können. Mit einem Klick auf das Reservierungsdatum hingegen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Details der Reservierun lesen können.

Sie können Ihre Reservierungen nach einer bestimmten Spalte sortieren. Klicken Sie einfach auf das Plus- oder Minus-Zeichen am Anfang einer Spale. Das Minus-Zeichen lässt die Tabelle absteigend, das Pluszeichen aufsteigend sortieren.

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Meine Ressourcen

Dieser Abschnitt zeigt alle Ressourcen, die Sie reservieren dürfen (es gibt möglicherweise mehr Ressourcen, aber der Administrator kann festlegen, dass Sie nur bestimmte Ressourcen reservieren dürfen). Die Tabelle zeigt den Ressourcennamen, den Ort und - sofern angebracht - eine Telefonnummer, so dass Sie Kontakt mit einem Manager der Ressource aufnehmen können.

Wenn der Administrator nicht eingestellt hat, dass neuen Nutzern automatisch Rechte zur Reservierung von Ressourcen gegeben werden, dann steht nach einer Neuregistrierung in diesem Abschnitt noch keine Ressource drin, die Sie reservieren könnten. Der Administrator ist der einzige, der Ihnen erlauben kann, Ressourcen zu reservieren. Sie können keine Reservierungen für Ressourcen vornehmen, zu denen Sie nicht das Recht haben, sie zu reservieren. Aber Sie können trotzdem den Reservierungsstatus jener Ressourcen im Reservierungsplan sehen.

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Meine Schnell-Links

Der "Schnell-Links" Abschnitt führt Sie zu allen gängigen Seiten des Reservierungssystems. "Zum Reservierungsplan gehen" bringt Sie z.B. zum Standard-Terminplan (es kann unbegrenzt viele Reservierungspläne im System geben, Sie können andere Pläne auswählen, sobald Sie im Reservierungsplan sind). Sie können im Reservierungsplan die Reservierungen aller Ressourcen sehen, sich selbst Ressourcen buchen oder Ihre aktuellen Reservierungen ändern.

Mit "Meine Profil Informationen und Passwort ändern" gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie Ihre eigenen Daten ändern können, z.B. Ihre e-Mail Adresse, Name, Telefonnummer und Passwort. Die bisher gespeicherten Daten werden bereits in die Felder des Formulars eingetragen. Felder, die Sie dort leer lassen, werden nicht geändert.

Mit "E-Mail-Einstellungen verwalten" können Sie festlegen, wie das Reservierungssystem per e-Mail mit Ihnen korrespondiert. Standardmäßig erhalten Sie jedesmal, wenn Sie eine Reservierung einrichten, ändern oder löschen, eine e-Mail Bestätigung dazu. Falls Sie das nicht möchten, können sie es mit dieser Einstellung abschalten.

Mit dem "Abmelden" Link loggen Sie sich aus dem System aus und gelangen wieder zur Login Seite.

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Den Reservierungsplan verwenden

Im Reservierungsplan knönen Sie sämtliche Reservierungsfunktionen nutzen. Die dargestellte Wochenübersicht zeigt die aktuelle Woche und ist standardmäßig sieben Tage lang. Ihr Administrator kann möglicherweise eine kürzere Woche eingestellt haben. Sie können hier Reservierungen sehen, Reservierungen eingeben und Ihre eigenen Reservierungen ändern. Reservierungen anderen Nutzer werden dargestellt, aber nur Ihre eigenen Reservierungen können Sie verändern. Der Administrator des Systems kann festlegen, ob Sie zu den Reservierungen anderer Nutzer auch deren Details (z.B. Anschrift, Telefon usw.) sehen können, oder ob Sie lediglich die Frei-/Belegtzeiten sehen.

Das Reservierungssystem unterstützt unbegrenzt viele voneinander unabhängige Zeitpläne. Ihr Administrator hat möglicherweise verschiedene Zeitpläne für verschiedene Zwecke eingerichtet. Sie können den Zeitplan wechseln, indem Sie aus der Drop Down Box am Seitenfang einen anderen Reservierungsplan auswählen. Wenn dort nur ein einziger Reservierungsplan enthalten ist, gibt es nur einen Plan im System oder weitere Pläne sind versteckt (und nur Administratoren zugänglich).

Der Systemadministrator hat möglicherweise Zeiten festgelegt, zu denen keine Reservierungen möglich sind (Blackout-Zeiten). Reservierungen werden nicht eingetragen, wenn sie in Blackout-Zeiten hineinragen.

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Nur-Lese Version

Wenn Sie sich noch nicht als Nutzer des Systems registriert haben oder noch nicht eingeloggt haben, können Sie eine Nur-Lese Version des Reservierungsplans sehen, wenn Sie auf "Reservierungsplan anschauen" auf der Login Seite klicken. Sie können dort die Belegung aller Ressourcen sehen, es werden jedoch keine Details zu den Reservierungen angezeigt.

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Eine Reservierung eingeben

Um eine Ressource zu reservieren, gehen Sie zunächst zu der Tabelle des Tages, an dem Sie reservieren möchten. Sobald Sie die Tabelle sehen, klicken Sie auf den Namen der zu reservierenden Ressource. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem Sie die Zeit eingeben können, wann Sie die Ressource reservieren möchten.

Eine Mitteilung zeigt an, wie lang die gewählte Ressource mindestens gebucht werden muss und wie lang sie höchstens gebucht werden kann. Wenn Ihre Reservierungsdauer diesen Vorgaben nicht entspricht, wird die Reservierung nicht akzeptiert. Ihr Administrator legt die Vorgaben fest. Wenn Sie Gegenstände aus einem Pool gleichartiger Gegenstände reservieren, prüft das System, ob die zu reservierende Ressource über den gesamten ausgewählten Zeitraum auch tatsächlich verfügbar ist. Wenn in dem Reservierungszeitraum - auch nur kurzzeitig - andere Reservierungen den gesamten Vorrat des Gegenstands bereits aufgebraucht haben, können Sie die Reservierungsanforderung nicht absenden.

Sie können auch automatisch wiederholende Reservierungen tätigen. Um eine Reservierung zu wiederholen, wählen Sie die Tage aus, an denen die Reservierung wiederholt werden soll, dann wählen Sie die Dauer (wie oft sich der Vorgang wiederholen soll). Die Reservierung wird für den ersten ausgewählten Tag sowie für alle weiteren Tage, die Sie angegeben haben, ausgeführt. Tage, die aufgrund von Konflikten mit anderen Reservierungen nicht reserviert werden konnten, werden Ihnen angezeigt.

Wenn Sie möchten, dass im Reservierungsplan Details zu Ihrer Reservierung angezeigt werden, geben Sie im Feld "Zusammenfassung" einen Textkommentar ein. Ihr Administrator hat festgelegt, ob andere Nutzer diese Informationen in der Reservierungsübersicht lesen können oder nicht. Administratoren können diese Information immer lesen.

Nachdem Sie die korrekten Start- und Endezeiten der Reservierung sowie ggf. Wiederholungswünsche eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter "Speichern". Falls die Reservierung nicht erfolgreich war, nennt Ihnen das Reservierungssystem den Grund. Übliche Gründe sind, dass Sie die Mindest- oder Höchstreservierungszeiten nicht eingehalten haben. Nach Ihrer Reservierung wird der Reservierungsplan automatisch aktualisiert und zeigt Ihnen die aktuellsten Daten an.

Sie können keine Ressourcen in der Vergangenheit reservieren oder alte Reservierungen verändern. Sie können auch keine Ressourcen bearbeiten, für die Sie keine Rechte haben, sie zu reservieren, und auch keine Ressourcen, die vom Administrator als "inaktiv" gekennzeichnet wurden. Diese Ressourcen werden grau dargestellt und enthalten keinen Reservierungs-Link.

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Eine Reservierung ändern/löschen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Reservierung zu ändern oder zu löschen. Sie können z.B. direkt aus dem Hauptmenü heraus Reservierungen bearbeiten wie oben beschrieben. Sie können auch direkt im Reservierungsplan Reservierungen bearbeiten. Nur Sie können Ihre Reservierungen bearbeiten. Alle anderen Reservierungen werden im Reservierungsplan zwar gezeigt, können aber von Ihnen nicht bearbeitet werden.

Um eine Reservierung im Reservierungsplan zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf der gewünschten Reservierung. Ein Pop-up Fenster erscheint, dass dem Reservierungsfenster sehr ähnlich ist. Sie können hier entweder die Daten der Reservierung ändern und danach auf "Verändern" klicken, oder Sie haken das Feld "Löschen" an und klicken dann auf "Verändern", um eine Reservierung zu löschen. Wenn Sie nicht auf den Schalter "Verändern" klicken können, kollidieren die angegebenen Reservierungszeiten mit anderen Reservierungen aus einem Reservierungspool. Das System prüft auch, ob die zu reservierende Ressource nach Änderung der Reservierungszeit auch tatsächlich zur gewünschten Zeit zur Verfügung steht. Nach einer erfolgreichen Änderung oder Löschung wird der Reservierungsplan automatisch aktualisiert und zeigt die aktuellsten Reservierungsdaten.

Um eine Gruppe von wiederholten Reservierungen zu ändern, markieren Sie das Kästchen "Alle wiederholten Reservierungen in der Gruppe aktualisieren?" (nur sichtbar bei wiederholten Reservierungen). Ggf. Reservierungskonflikte mit anderen Reservierungen werden Ihnen angezeigt.

Sie können keine Reservierungen für zurückliegende Tage ändern oder löschen.

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Im Reservierungsplan navigieren

Es gibt viele Wege, im Reservierungsplan zu navigieren.

Sie können z.B. durch die Wochen blättern, in dem Sie afu die Links "Vorherige Woche" und "Nächste Woche" unter dem Plan klicken.

Sie können auch ein gewünschtes Datum direkt in die Eingabezeile unter dem Plan eingeben.

Mit der Monatsübersicht können Sie direkt in einen anderen Tag springen. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Tag in den Mini-Kalendern über dem Plan oder öffnen Sie die Monatsansicht mit dem Link "Monatsansicht anschauen" unter dem Plan.

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